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Instructions pour les Visiteurs

J10 DIVISION COMMUNICATIONS STRATEGIQUES

Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez au Commandement Allié Opérations (ACO) et à son Quartier Général Stratégique « Quartier Général Suprême des Puissances Alliées en Europe » (SHAPE). Pour permettre à la division des communications stratégiques du SHAPE (J10 STRATCOM) d’organiser votre visite au SHAPE, veuillez lire les informations ci-dessous, puis remplir et renvoyer les annexes demandées.

INSTRUCTIONS GENERALES POUR LES VISITEURS

Localisation de la Base B-7010 SHAPE

Veuillez noter que la base B-7010 SHAPE est située à environ 70 km au sud-ouest de Bruxelles, près de la ville de Mons (en flamand : Bergen), au nord de l’autoroute E 19/ E 42.

Il ne s’agit pas du siège de l’OTAN (NATO HQ) qui se situe dans la partie nord de Bruxelles.

Formulaire de demande/Liste des participants

Le formulaire de demande de visite doit être soumis à SHAPE J10 STRATCOM par e-mail. Pour faciliter l’organisation de votre visite, veuillez remplir tous les champs obligatoires (Formulaire de demande de visite) et le soumettre à SHAPE J10 STRATCOM dès que possible, mais au plus tard 7 semaines avant la visite. Dès que nous aurons vérifié la disponibilité d’une salle de briefing et d’un briefer, nous confirmerons la date de la visite par e-mail.

Votre liste des participants doit être dactylographiée par ordre alphabétique et soumise à SHAPE J10 STRATCOM au moins deux semaines avant la date de votre visite. Si un membre de votre groupe vient d’un pays non membre de l’OTAN, vous devrez également nous envoyer une copie de son passeport avant la visite.

Vous devez également vous assurer que les visiteurs sont munis de leur passeport ou de leur carte d’identité. Des données incomplètes sur l’Annexe 2 ou l’oubli de passeports/cartes d’identité pour la visite peuvent compromettre votre accès au SHAPE.

Les groupes doivent fournir les données du ou des véhicules de transport et du ou des conducteurs, comme demandé dans la liste des participants. Sans ces informations, le chauffeur devra passer par le bureau des visiteurs et la visite sera retardée.

Pas d’accès pour les voitures individuelles.

Si vous n’avez pas d’autocar, vous pouvez arriver en transports en commun (voir paragraphe « how to get to SHAPE/comment se rendre au SHAPE »), mais veuillez prendre les dispositions nécessaires pour arriver à l’heure.

En cas de retard majeur (c’est-à-dire des travaux sur la route, un accident de la circulation, etc.) sur la route du SHAPE le jour de la visite, le responsable de groupe doit contacter notre bureau par e-mail (shape.engagements@shape.nato.int) afin que nous puissions informer les membres du personnel et réorganiser l’horaire, si possible.

Si vous ne fournissez pas les documents requis dans les délais et dans le format indiqués, nous avons le droit d’annuler la visite à court terme.

Le SHAPE se réserve également le droit d’annuler la visite en raison de contraintes de temps ou pour d’autres raisons militaires.

Politique de sécurité

Le SHAPE se réserve le droit de vérifier toute pièce d’identité avant votre entrée, et des contrôles peuvent être effectués à tout moment dans les installations du SHAPE.

Des fouilles de véhicules, de bagages et de conteneurs peuvent être effectuées à tout moment, dans le cadre des mesures de sécurité globales du SHAPE, que ce soit au moment de votre entrée dans les installations ou lors de votre présence dans le Quartier.

Les visiteurs sont responsables de :

• La protection de leurs documents d’accès (laissez-passer visiteur et laissez-passer véhicule);
• Signaler sans délai leur perte ou leur vol à leur agent d’escorte;
• S’assurer que les laissez-passer attribués ne sont utilisés que par eux-memes et sont renvoyés au SHAPE ou détruits lorsqu’ils arrivent à expiration;
• Agir conformément aux instructions données par leur agent d’escorte le jour de leur arrivée.

Téléphones portables/Caméras

Pour des raisons de sécurité, la prise de photos est soumise à des restrictions. Votre agent d’escorte vous conseillera le jour de votre visite.

Pause café/thé

Pendant la pause, du café/thé et d’autres boissons peuvent être achetés à la cafétéria du Quartier Général « The Silver Spoon ». Néanmoins, veuillez noter que cette option n’est disponible que pour les visites du matin (attention : la cafétéria n’acceptera que les euros).

Fumeurs

Il y a une politique NON-FUMEUR au Quartier Général (y compris à la cafétéria 'The Silver Spoon'). Il est permis de fumer UNIQUEMENT dans les zones fumeurs désignées à l’extérieur du bâtiment. Votre agent d’escorte vous conseillera le jour de votre visite.

Accessibilité

Le SHAPE s’engage à améliorer constamment l’accès des personnes handicapées. Si vous ou un membre de votre groupe avez besoin d’une assistance spéciale, veuillez nous en informer à l’avance.